Skupno javno naročilo za izvedbo administrativne in tehnične koordinacije projekta TRL3-6 Smart-Living

VPRAŠANJE
Prosimo za pojasnilo, ali se obdobje petih let nanaša na čas izvajanja koordinacije ali na čas dokončnega zaključka referenčnega posla (opomba 3). Glede na to, da projekti, kot je SMART-LIVING, trajajo 36 mesecev, in da morajo biti referenčni projekti dokončno zaključeni, naročnika prosimo, da zaradi zagotovitve ustrezne ravni konkurence v skladu s točko b) osmega odstavka 77. člena ZJN-3 upošteva tudi ustrezne reference, starejše od petih let, ali pa utemelji, zakaj je obdobje petih let nujno potrebno ter koliko gospodarskih subjektov po njegovi oceni pogoje izpolnjuje. Naročnik od ponudnika zahteva, da je koordiniral oziroma administrativno spremljal projekte, katerih skupna vrednost znaša najmanj 5.000.000,00 EUR brez DDV. V predhodnem postopku (402-28/2026) je pojasnil, da prag izkazuje izkušnje z obsežnejšimi finančnimi tokovi, zahtevki za izplačilo, spremljanjem večjega števila aktivnosti in partnerjev ter večjo odgovornostjo pri poročanju financerju.

ODGOVOR

Iz RD izhaja “Ponudnik je v zadnjih petih letih pred objavo tega javnega naročila uspešno  in dokončno  koordiniral oziroma administrativno spremljal ...” Ker je bilo JN objavljeno dne 9. 10. 2026, naročnik pojasnjuje, da se datum 9. 10. 2021 nanaša na prvi možen začetek sklenitve pogodbe*, v nadaljevanju - pred objavo tega JN pa so morale biti obveznosti po pogodbi že zaključene (končno poročilo kot ključna točka).  

*Naročnik je v obrazcu Seznam zaključenih storitev koordinacije navedel “datum začetka izvajanja storitev” za primer, ko bi naročnik začel izvajati storitve brez pogodbe, npr. po naročilnici. V tem primeru bi šteli kot relevanten datum dan poslane naročilnice. Sicer naročnik za navedel “datum začetka izvajanja storitev” šteje datum sklenitve pogodbe.

VPRAŠANJE
Naročnik od ponudnika zahteva, da je koordiniral oziroma administrativno spremljal projekte, katerih skupna vrednost znaša najmanj 5.000.000,00 EUR brez DDV. V predhodnem postopku (402-28/2026) je pojasnil, da prag izkazuje izkušnje z obsežnejšimi finančnimi tokovi, zahtevki za izplačilo, spremljanjem večjega števila aktivnosti in partnerjev ter večjo odgovornostjo pri poročanju financerju.
Naročnika prosimo za ponovno presojo, ker ni razvidna objektivna povezava med vrednostjo referenčnega projekta in sposobnostjo izvedbe razpisanih storitev.
1. Zahtevnost koordinacije določajo strukturni kazalniki, ne vrednost projekta. Obseg in zahtevnost storitve so odvisni od števila partnerjev, števila RRP, števila poročevalskih obdobij in zahtevkov ter zahtev financerja. Pri enakih kazalnikih je administrativna zahtevnost projekta z nižjim proračunom enaka kot pri projektu z višjim. Vrednost projekta je zato posreden kazalnik, ki ne meri tistega, kar naročnik želi preveriti.
2. Naloge iz specifikacije je mogoče enako kakovostno izvajati na projektu nižje vrednosti. Naročnik je potrdil, da izvajalec zagotavlja administrativno, tehnično in operativno podporo ter ne odloča o vsebini RRP in ne usmerja projekta. Zbiranje in pregled dokumentacije partnerjev, sestanki konzorcija, spremljanje mejnikov, priprava zahtevkov za izplačilo in delo v e-MA2 so enaki ne glede na to, ali je projekt vreden 3 ali 5 mio EUR. Ponudnik, ki je take naloge uspešno opravil na projektu nižje vrednosti, izkazuje enako usposobljenost.
3. Argument o »obsežnejših finančnih tokovih« ne velja za to storitev. Izvajalec ne upravlja sredstev projekta, za njihovo porabo odgovarjajo partnerji in nosilec. Njegova odgovornost je kakovostna in pravočasna priprava dokumentacije, zato izkušnje z upravljanjem velikih finančnih tokov za izvedbo naročila niso potrebne.
4. Pogoj podvaja že obstoječo zahtevo. Naročnik že zahteva vsaj 200.000,00 EUR vrednosti ponudnikove udeležbe za tehnično koordinacijo. Ta zahteva neposredno meri obseg koordinacijskih storitev, ki jih je ponudnik že izvedel. Dodatni prag 5.000.000,00 EUR ne prinaša nove informacije o sposobnosti ponudnika, le zožuje krog ponudnikov. To je v nasprotju z načelom sorazmernosti (8. člen ZJN-3) in z zahtevo, da morajo biti pogoji za sodelovanje povezani s predmetom naročila in sorazmerni z njim (76. člen ZJN-3).
Prosimo naročnika, da:
•	pojasni, kakšno objektivno povezavo vidi med skupno vrednostjo referenčnih projektov in sposobnostjo izvedbe administrativno-tehnične koordinacije ter kako je prag 5.000.000,00 EUR določil;
•	navede, koliko gospodarskih subjektov po njegovi oceni izpolnjuje ta pogoj;
•	prag skupne vrednosti referenčnih projektov črta ali ga nadomesti s strukturnimi merili (npr. referenčni projekt, financiran iz javnih sredstev, z več konzorcijskimi partnerji in več poročevalskimi obdobji).

ODGOVOR
Naročnik vztraja pri pogojih, ker z njimi ne preverja zgolj formalne izkušnje s pripravo posameznih poročil ali zahtevkov, temveč sposobnost koordinacije oziroma administrativnega spremljanja projektov takšnega finančnega in organizacijskega obsega, pri katerih se praviloma kumulativno pojavijo:
- večje število finančnih tokov in proračunskih postavk,
- večje število zahtevkov za izplačilo in usklajevanj,
- večje število aktivnosti, rokov, dokazil in kontrol,
- večje število partnerjev oziroma deležnikov,
- večja izpostavljenost finančnim korekcijam, nepravilnostim in odgovornosti do financerja.

Zato vrednostni prag ni postavljen kot sam sebi namen, ampak kot objektiviziran pokazatelj obsega in kompleksnosti projektnega okolja, v katerem mora izvajalec obvladovati koordinacijo, administrativno spremljanje, finančno spremljanje in poročanje.

VPRAŠANJE
Naročnik v točki 8.3 razpisne dokumentacije določa, da mora ponudnik izkazati uspešno in dokončno izvedbo koordinacije oziroma administrativnega spremljanja najmanj dveh primerljivih projektov v zadnjih petih letih pred objavo javnega naročila.

Opozarjamo, da je tako določeno referenčno obdobje glede na naravo predmetnega javnega naročila preveč omejujoče. Raziskovalno-razvojni projekti na področju pametnih mest, pametnega bivanja in strateških inovacijskih partnerstev se praviloma izvajajo več let, njihovo število pa je omejeno. Posledično petletno obdobje bistveno zožuje nabor ustreznih referenc, zlasti ob dodatni zahtevi po najmanj dveh uspešno in dokončno zaključenih projektih.

Izkušnje pri koordinaciji in administrativnem spremljanju tovrstnih projektov ohranijo svojo strokovno relevantnost tudi po preteku petih let. Usposobljenost ponudnika temelji predvsem na zahtevnosti in obsegu že izvedenih storitev, ne pa zgolj na obdobju njihove izvedbe. Podaljšanje referenčnega obdobja zato ne bi zmanjšalo zahtevane ravni usposobljenosti, temveč bi omogočilo sodelovanje širšemu krogu gospodarskih subjektov z ustreznimi izkušnjami.

Tudi osmi odstavek 77. člena ZJN-3 omogoča upoštevanje referenc za storitve iz daljšega obdobja, kadar je to potrebno za zagotovitev ustrezne ravni konkurence.

Naročnika pozivamo, da referenčno obdobje podaljša s petih na deset let pred objavo javnega naročila, s čimer bi zagotovil širšo konkurenco ob ohranitvi ostalih zahtev glede števila, vrednosti in uspešnosti izvedenih referenčnih projektov.

Če naročnik predlagane spremembe ne sprejme, prosimo za konkretno utemeljitev razlogov, zaradi katerih je za dokazovanje tehnične in strokovne sposobnosti ponudnikov nujno upoštevati izključno reference iz zadnjih petih let, ne pa tudi primerljivih, uspešno zaključenih projektov iz zadnjih desetih let.

ODGOVOR
Osmi odstavek 77. člena ZJN-3 v točki a), ki se nanaša na opravljene storitve, določa referenčno obdobje treh let in omogoča daljši rok. Naročnik je za zagotavljanje ustrezne ravni konkurence že razširil ta rok na obdobje petih let.

VPRAŠANJE
Prosimo za pojasnilo pri referenčnem pogoju:
1.	Katere obveznosti ponudnika štejejo za »ključne« (npr. zadnji zahtevek za izplačilo, končno poročilo, potrditev financerja)?
2.	Ali se prizna referenca, pri kateri pogodba še teče, ponudnik pa je dokončno izvedel posamezne faze ali poročevalska obdobja (npr. najmanj štiri zaključena poročevalska obdobja z oddanimi zahtevki za izplačilo)? Če naročnik pri zahtevi po zaključku celotne pogodbe vztraja, prosimo za utemeljitev, zakaj izkušnje s pripravo zahtevkov in poročil ne bi bile enakovredno izkazane z zaključenimi poročevalskimi obdobji.

ODGOVOR

1. Vprašanje se nanaša na naročnikovo definicijo v razpisni dokumentaciji: “Dokončno definiramo kot zaključek vseh ključnih ponudnikovih obveznosti z referenčnim naročnikom v zvezi s pogodbo, skladno s katero so določene obveznosti ponudnika v zvezi s koordinacijo oz. administrativnim spremljanjem.” Naročnik pojasnjuje, da se kot ključno šteje končno poročilo.

2. Naročnik ohranja zahtevo po dokončni koordinaciji kot jo definira zgoraj. Vmesna poročevalska obdobja namreč izkazujejo le delno izvajanje pogodbe; delna izvedba še ne dokazuje, da je ponudnik sposoben obvladati zaključno fazo projekta, ki je praviloma samostojen in tvegan del izvedbe (najobsežnejše, celovito, deležno najbolj obsežne revizije, recenzije). Šele zaključen projekt dokazuje, da je bil posel uspešno izveden kot celota, kar je bistvo reference. Z referenco naročnik preverja izkušnjo s celovitim vodenjem in zaključevanjem projektov, vmesna poročila niso enakovredna končnemu poročilu. Tudi sicer naročnikov predmet javnega naročila obsega končno poročilo, zato je tako oblikovana referenca nujna, da se naročnik lahko prepriča o celoviti usposobljenosti ponudnika – tudi za končno poročilo.

VPRAŠANJE
Naročnik zahteva, da je ponudnik koordiniral oziroma administrativno spremljal vsaj dva (2) projekta. Prosimo, da naročnik zahtevo spremeni na en (1) projekt, ali pa konkretno utemelji, zakaj en projekt ne zadošča.
1. Referenca po svoji naravi dokazuje sposobnost že z enim uspešnim poslom. Naročnik se je v sklepu o neoddaji javnega naročila 402-28/2026-10 sam skliceval na odločitev DKOM 018-023/2019. Ta pravi, da je mogoče iz dejstva, da je ponudnik (vsaj) enkrat uspešno izvedel primerljivo naročilo, sklepati, da ima ustrezno znanje in izkušnje. Drugi projekt ne prinaša nove informacije o sposobnosti ponudnika.
2. Naročnik je v predhodnem postopku sam dopustil en projekt. V odgovorih v postopku 402-28/2026 je kot ustrezno priznal tudi koordinacijo enega projekta v isti skupni vrednosti. V novem postopku je število zvišal na dva, pri tem pa se vsebinske potrebe naročila niso spremenile.
3. Zahtevana obseg in zahtevnost sta že izkazana z drugimi pogoji. Prag skupne vrednosti projektov in prag 200.000,00 EUR lastne udeležbe za tehnično koordinacijo že merita obseg in zahtevnost izkušenj. 

Poleg tega naročnik zahteva kader z izkušnjami in znanjem e-MA2. Druga referenca ne dodaja nobene dodatne preverljive lastnosti.
Prosimo naročnika, da:
•	pogoj spremeni na en referenčni projekt, ki izpolnjuje ostale zahteve (vrednost, 200.000 EUR lastne udeležbe, uspešnost in dokončnost),
•	podredno konkretno utemelji, zakaj en projekt ne zadošča, in navede, koliko gospodarskih subjektov po njegovi oceni izpolnjuje pogoj z dvema projektoma.

ODGOVOR

Naročnik zmanjšuje zahtevo po dveh referencah na eno referenco z enakimi ostalimi pogoji, tj.: Ponudnik je v zadnjih petih letih pred objavo tega javnega naročila uspešno  in dokončno  koordiniral oziroma administrativno spremljal vsaj 1 (en) projekt s področja delovanja projekta TRL 3-6 Smart-Living oziroma deloval v strateških inovacijskih partnerstvih (SRIP) na primerljivem področju, pri čemer mora skupna vrednost vseh navedenih referenčnih projektov znašati najmanj 5.000.000,00 EUR brez DDV, skupna vrednost ponudnikove udeležbe za tehnično koordinacijo v vseh projektih skupaj pa vsaj 200.000,00 EUR brez DDV.

VPRAŠANJE
Naročnik v okviru referenčnega pogoja zahteva, da je ponudnik uspešno in dokončno koordiniral oziroma administrativno spremljal najmanj dva projekta, katerih skupna vrednost znaša najmanj 5.000.000,00 EUR brez DDV, pri čemer mora skupna vrednost ponudnikove udeležbe za tehnično koordinacijo znašati najmanj 200.000,00 EUR brez DDV.

Menimo, da je zahteva po skupni vrednosti referenčnih projektov najmanj 5.000.000,00 EUR nesorazmerna s predmetom javnega naročila in neupravičeno omejuje konkurenco. Naročnik namreč že zahteva, da ponudnik izkaže najmanj 200.000,00 EUR vrednosti dejansko izvedenih storitev tehnične koordinacije. Ta zahteva neposredno izkazuje obseg in vrednost primerljivih storitev, ki jih je ponudnik že uspešno izvedel.
Skupna vrednost projektov, pri katerih je ponudnik izvajal koordinacijo, sama po sebi ne izkazuje dodatne strokovne ali tehnične usposobljenosti ponudnika. Ponudnik, ki je uspešno izvedel koordinacijske storitve v zahtevani vrednosti, lahko razpolaga z ustreznimi izkušnjami in zmogljivostmi ne glede na skupno investicijsko oziroma projektno vrednost projektov.

Kumulativna zahteva po izpolnjevanju obeh vrednostnih pragov zato po našem mnenju ni ustrezno utemeljena z naravo in obsegom razpisanih storitev ter po nepotrebnem omejuje sodelovanje gospodarskih subjektov, ki so sicer usposobljeni za izvedbo naročila. Takšna zahteva odpira vprašanje skladnosti z načelom sorazmernosti iz 8. člena ZJN-3 in določbami 76. člena ZJN-3, po katerih morajo biti pogoji za sodelovanje povezani s predmetom javnega naročila in sorazmerni z njim.

Naročnika zato pozivamo, da referenčni pogoj spremeni tako, da odpravi zahtevo po najmanj 5.000.000,00 EUR skupne vrednosti referenčnih projektov, pri čemer lahko ohrani zahtevo po najmanj 200.000,00 EUR vrednosti ponudnikove udeležbe pri tehnični koordinaciji.

Če naročnik pri obeh vrednostnih pragovih vztraja, ga pozivamo, da konkretno in objektivno obrazloži, katere dodatne strokovne oziroma tehnične sposobnosti ponudnika izkazuje skupna vrednost referenčnih projektov najmanj 5.000.000,00 EUR in zakaj teh sposobnosti ni mogoče ustrezno preveriti že na podlagi zahtevane vrednosti dejansko izvedenih koordinacijskih storitev.

ODGOVOR

Naročnik ohranja zahtevo po skupni vrednosti referenčnih projektov najmanj 5.000.000,00 EUR, saj je skupna vrednost predmetnega koordiniranega projekta 8.229.230,20 EUR. Vrednostni prag ni postavljen kot sam sebi namen, ampak kot objektiviziran pokazatelj obsega in kompleksnosti projektnega okolja, v katerem mora izvajalec obvladovati koordinacijo, administrativno spremljanje, finančno spremljanje in poročanje.